Home » TUPOKSI SEKRETARIAT

TUPOKSI SEKRETARIAT

    null
  • T

SEKRETARIS

Sekretaris mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, penyusunan program dan keuangan;

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretaris mempunyai fungsi :

  1. Mengkoordinasi kegiatan penyusunan, perumusan dan kebijakan di bidang Komunikasi dan Informatika;
    1. Mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
    2. Mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan keuangan;
    3. Mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan umum dan kepegawaian;
    4. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas yang ada pada bidang-bidang;
    5. Mengkoordinasikan penghimpunan data dari setiap bidang;
    6. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan tugas dan kegiatan pada sub-sub bagian;
    7. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan kegiatan pada sub-sub bagian;
    8. Mewakili kepala badan apabila kepala badan berhalangan;
    9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas pokok;
    10. Membagi tugas dan memberikan penilaian kepada bawahan;
    11. Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas pada sub-sub bagian;
    12. Memberikan saran dan pendapat kepada atasan baik lisan maupun tulisan;
    13. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.

Sekretaris dibantu oleh Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dengan tugas sebagai berikut :

Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan, mempunyai tugas :

  1. Menghimpun dan menyusun rencana serta melaksanakan urusan perencanaan skala bulanan, triwulan, semester dan tahunan;
    1. Menghimpun dan menyusun rencana serta melaksanakan urusan evaluasi skala bulanan, triwulan, semester dan tahunan;
    1. Menghimpun dan menyusun rencana serta melaksanakan urusan pelaporan skala bulanan, triwulan, semester dan tahunan;
    1. Menghimpun data untuk penyusunan dan penetapan Rencana Strategis, Program dan Kegiatan Organisasi;
    1. Merencanakan dan memimpin kegiatan pengelolaan keuangan organisasi bagi kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas;
    1. Merencanakan dan memimpin pelaksanaan sistem akuntansi pemerintahan;
    1. Merencanakan dan memimpin pelaksanaan sirkulasi urusan keuangan berdasarkan petunjuk dan ketentuan yang berlaku;
    1. Merencanakan dan memimpin pertanggungjawaban pengelolaan keuangan dalam rangka penertiban administrasi keuangan;
    1. Merencanakan dan memimpin kegiatan verifikasi anggaran belanja organisasi;
    1. Merencanakan dan memimpin kegiatan penerimaan organisasi dan kebutuhan rumah tangga berupa Daftar Usulan Kegiatan (DUK) dan Daftar Isian Kegiatan (DIK);
    1. Merencanakan dan memimpin kegiatan penyusunan laporan bulanan, triwulan, tahunan hasil pelaksanaan kegiatan sesuai dengan sumber data yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan, untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan;
    1. Merencanakan dan memimpin kegiatan pengadaan barang atau inventaris organisasi;
    1. Memberi petunjuk dan membagi tugas kepada bawahan;
    1. Membimbing, memeriksa dan mengoreksi pelaksanaan tugas bawahan;
    1. Mengontrol, mengevaluasi dan menilai pelaksanaan tugas bawahan;
    1. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas pokok;
    1. Memberikan saran dan pendapat kepada atasan baik lisan maupun tulisan;
    1. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas :

a.   Merencanakan dan memimpin kegiatan pengumpulan, penataan, pengolahan dan pemeliharaan data umum dan kepegawaian;

  • Merencanakan dan memimpin kegiatan pengagendaan surat masuk/keluar serta pendistribusian surat masuk yang telah didisposisi oleh pimpinan sekaligus melakukan pengarsipan surat secara tertib;
  • Merencanakan dan memimpin kegiatan penyusunan daftar urutan kepangkatan (DUK) dan daftar nominatif pegawai dan bahan usulan kenaikan pangkat berdasarkan periode yang telah ditetapkan;
  • Merencanakan dan memimpin kegiatan penyiapan bahan usulan bagi pegawai yang akan mengikuti diklat penjenjangan, ujian dinas, diklat teknis maupun fungsional;
  • Merencanakan dan memimpin kegiatan penyiapan sarana dan prasarana sehubungan dengan rapat dinas;
  • Merencanakan dan memimpin kegiatan pengumpulan data dan informasi dalam pengusulan Karpeg, Karis/Karsu, Taspen, Askes, pemberian cuti dan usulan pemberian tanda jasa, Bapertarum, usulan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala;
  • Mengkoordinir kebersihan, keamanan dan ketertiban, kenyamanan kantor dan lingkungan sekitarnya;
  • Memberi petunjuk dan membagi tugas kepada bawahan;
  • Membimbing, memeriksa dan mengoreksi pelaksanaan tugas bawahan;
  • Mengontrol, mengevaluasi dan menilai pelaksanaan tugas bawahan;
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas pokok;
  • Memberikan saran dan pendapat kepada atasan baik lisan maupun tulisan;
  • Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.